Valmiiksi rakennettu tietovarasto – kyllä kiitos!

Tietovarasto hyödyttää BI-työkalujen käyttöä huomattavasti ja on useassa tapauksessa välttämättömyys sujuvalle BI-raportoinnille. Tietovaraston rakentaminen koetaan kuitenkin usein työlääksi ja kalliiksi projektiksi. BI Book -raportointityökalu säästää käyttäjänsä tältä vaivalta tarjoamalla valmiiksi rakennetun tietovaraston yli 50 järjestelmän tarpeisiin.

Mikä on tietovarasto? 

Tietovaraston rakentaminen on asia, johon jokainen BI-työkalujen käyttöönottoa harkitseva on luultavasti törmännyt. Tietovarasto on paikka, jossa eri lähdejärjestelmien data mallinnetaan, järjestellään ja siirretään vasta sitten BI-työkaluun. Tietovarastot mahdollistavat raportoinnin sujuvuuden, sillä data on jo valmiiksi käsitelty tietovarastossa sopivaan muotoon, ja raportointityökalut voivat keskittyä siihen, mihin ne sopivat parhaiten eli datan visualisointiin. Tietovaraston käyttö nopeuttaa mm. raporttien latausaikoja ja ehkäisee selainikkunoiden kaatumista.

Tietovaraston rakentaminen itse alusta asti on usein työläs prosessi, joka kestää perinteisesti muutamasta päivästä jopa vuoteen. Tietovaraston rakentamisen kestoon ja kustannuksiin vaikuttaa olennaisesti se, kuinka monesta ja mistä järjestelmistä dataa haetaan, mitä varten, ja miten dataa halutaan muokata.

BI-työkalujen yksi suurimmista hyödyistä on, että dataa voidaan hakea useasta eri järjestelmästä ja yhdistellä yhtenäisiksi raporteiksi. BI-työkalut mahdollistavat esimerkiksi kirjanpitojärjestelmistä saatavan datan tarkastastelun yhdessä HR-datan kanssa. Yrityksiltä löytyy tavallisesti useita eri järjestelmiä liiketoiminnan osa-alueisiin.

Tietovarasto on lähes välttämättömyys BI-työkalujen sujuvalle käytölle, mikäli käsiteltävät datamäärät ovat suuria, ja dataa haetaan useammasta järjestelmästä. Datamäärien pysyessä pieninä, on BI-työkalut mahdollista yhdistää järjestelmiin myös ilman tietovarastoa. Data siirretään lähdejärjestelmistä tietovarastoon usein integraatioita hyödyntäen. Näin ollen BI-työkalujen käyttöönottoon liittyy tietovaraston rakentamisen lisäksi keskeisesti myös integraatioiden rakentaminen eri järjestelmiin. Integraatiot hyödyntävät monesti esimerkiksi rajapintateknologiaa.

Kannattaako tietovaraston rakentaminen itse vai tulisiko valmiiksi rakennettu tietovarasto kannattavammaksi?

BI Book -raportointityökalu tarjoaa käyttäjilleen valmiiksi rakennetun tietovaraston, Data Roomin, joka taipuu yli 50 yleisimmin käytetyn järjestelmän tarpeisiin. Tietovaraston lisäksi BI Book tarjoaa käyttäjilleen valmiiksi rakennetut integraatiot eri järjestelmiin. Työkalu mahdollistaa BI-raportoinnin käyttöönoton asiakkailleen joidenkin järjestelmien osalta jopa yhdellä klikkauksella. BI Bookilta löytyy usealle järjestelmälle standardimuotoinen tietovarasto, joka pystytään kopioimaan BI Bookin eri asiakkaille. Netvisor ja Procountor ovat hyviä esimerkkejä vakiomuotoisista järjestelmistä, joille tietovaraston rakentaminen käy BI Bookin avulla yhdellä klikkauksella.

Esimerkiksi Netvisorin kanssa dataa joudutaan muokkaamaan paljon tietovarastossa, ja siksi tietovaraston rakentaminen sen osalta on työlästä ja aikaa vievää, mikäli sen tekee yksittäinen yritys. BI Bookin monistettava tietovarasto on satojen työtuntien tulos, joka on saavutettu toteuttamalla lukuisia tietovarastoprojekteja eri järjestelmille ja yrityksille.

BI Bookin oma tietovarasto Data Room, mahdollistaa sen, että käyttäjät voivat itse täydentää raportoinnissa käytettäviä datalähteitä siirtämällä Data Roomiin mm. Excel-tiedostoja esimerkiksi budjetointia varten tai syöttämään itse ennusteita suoraan BI-raportille Data Roomiin integroitujen syöttötaulukkojen avulla.

Tietovarastojen hallinnointi ja ylläpitäminen

Tietovarastoihin liittyvä työ ei pääty niiden rakentamiseen, vaan niitä täytyy säännöllisesti hallinnoida ja kehittää. Esimerkiksi tietomallien osalta tulee huolehtia, että ne ovat aina ajan tasalla ja niissä elävä data validoitua. Järjestelmätoimittajien toimesta eri rajapinnoissa saattaa myös tapahtua muutoksia, joilla on vaikutuksia myös tietovarastoon. Tietovarastojen hallinnointi ja ylläpitäminen vaatii Data Engineerin osaamista. BI Book huolehtii täysin tietovarastojen hallinnoinnista ja kehityksestä käyttäjiensä puolesta.

Miten tietovarasto hyödyttää BI-työkalujen käyttöä?

Tietovarasto vähentää BI-työkalujen kuormitusta ja mahdollistaa sitä kautta tehokkaan datavisualisoinnin. Sen käyttö lyhentää myös raporttien latausaikoja ja ehkäisee selainikkunoiden kaatumista.

Nimensä mukaisesti tietovarasto varastoi tehokkaasti tietoa. Mikäli yritys päättäisi vaihtaa esimerkiksi HR-järjestelmänsä toiseen, vanhan järjestelmän data säilyisi silti tietovarastossa. Tietovarasto mahdollistaa sen, että myös vanhan järjestelmän dataa pystyttäisiin vielä hyödyntämään raportoinnissa ja yhdistämään uuden järjestelmän dataan. Samalla logiikalla myös BI-työkalun vaihtaminen onnistuisi niin, ettei aikaisempaa dataa menetettäisi vaan voitaisiin hyödyntää sujuvasti uudessa työkalussa.

Tietovarasto mahdollistaa käyttäjäoikeuksien rajaamisen tehokkaasti hyödyntäen tietovaraston eri tasoja, rajaamatta kuitenkaan raportointimahdollisuuksia.

Tietovarasto mahdollistaa eri järjestelmien datan muuntamisen vertailukelpoiseksi ja yhdenmukaiseksi. Usein eri järjestelmät saattavat kerätä esimerkiksi hieman eri tietoa samasta asiakkaasta, ja tietovarasto mahdollistaa näiden tietojen yhdistämisen. Tietovarastoon voidaan myös tallentaa valmiiksi laskukaavoja, joita pystyy helposti kopioimaan ja hyödyntämään kaikilla raporteilla.

BI Bookin valmiiksi rakennettu tietovarasto sopii sinulle, jos haluat:

• laadukkaan tietovaraston käyttöösi ilman korkeita rakennuskustannuksia,
• yhdistää useamman järjestelmän BI-työkaluun ja pitää raportoinnin sujuvana,
• keskittää työntekijöidesi arvokkaan työajan johonkin muuhun kuin tietovaraston säännölliseen ylläpitämiseen ja kehittämiseen,
• rajata raporttien käyttöoikeuksia ja lisätä niiden tieturvallisuutta,
• keskittyä tiedon keräämisen ja etsimisen sijaan sen analysointiin ja liiketoimintasi kehittämiseen,
• keskenään vertailukelpoista ja yhtenäistettyä dataa, sekä
• syvällistä analytiikkaa, joka mahdollistaa myös budjettien ja tulevaisuuden ennusteiden seuraamisen tehokkaasti.

‍